Numerotarea formularelor financiar contabile se face prin decizia scrisa a fiecarui operator economic. Aceasta decizie se face la inceputul anului, este intocmita de departamentul financiar contabil si este aprobata de administrator.
Fiecare firma are procedurile sale interne de numerotare si inseriere a documentelor pentru fiecare exercitiu financiar in parte. Se va tine cont de structura oraganizatorica a intreprinderii: puncte de lucru, gestiuni, sucursale, filiala, etc.
Persoanele care raspund de organizarea si tinerea contabilitatii desemneaza, prin decizie interna scrisa, persoanele care au atributii privind alocarea si gestionarea documentelor contabile.
Decizia privind numerotarea documentelor va contine toate tipurile de documente care se intocmesc si numeroteaza din cadrul entitatii si va contine numarul sau seria de la care se emite primul document.
Documentele justificative cu regim special se inscriu in fisa de magazine a formularelor cu regim special. Aceasta fisa serveste ca document de intrare si iesire a stocurilor de documente, tine evidenta documentelor anulate, ajuta la stabilirea grupelor de numere si serii si pe baza ei se face inventarul documentelor justificative. Se intocmeste in cate un exemplar pentru fiecare tip de document in parte.
Indiferent de tipul de document procedura de numerotare, inscriere in fisa de magazie a formularelor cu regim special, este aceeasi. Toate documentele vor contine serie si numar dupa formatul acestuia. De asemenea firmele pot sa isi creeze documente dupa necesitatile proprii dar trebuie sa respecte continutul reglementat de normele legale.
Pentru documentele care circula in forma electronica si care contin date privind operatiile economice de vanzare-cumparare, servicii prestate li se plica regimul juridic din legea 260/2007 privind inregistrarea operatiunilor comerciale prin mijloace electronice. Facturile si chitantele care se intocmesc in forma electronic daca nu indeplinesc conditiile legii 260/2007 nu sunt documente justificative conform cu legea contabilitatii.
Numerotarea registrelor de contabilitate, indiferent de tipul acestora se face cronologic. Unele registre cum ar fi registrul inventar, registrul jurnal de incasari si plati se vor numerota si apoi se vor inregistra la directia generala a finantelor publice din raza de apartenenta a contribuabilului si abia apoi se va complete in registre. Registrele de contabilitate care se achizitioneaza de la finante cum ar fi: registrul de evidenta fiscala si registrul unic de control vor fi numerotate si se va scrie pe ultima foaie numarul de pagini continut, semnatura si stampila entitatii.
Autoarea articolului este Luana Agapie.
